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出纳入门:复式记账法

2013-03-20 11:20:00   来源: 会计网
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复式记账法

    一、概念解释

    所谓复式记账,就是对任何一笔经济业务,都必须用相等的金额在两个或两个以上的有关账户中相互联系地进行登记。复式记账是以“一个企业的资产总额和权益总额必然相等”的平衡关系作为反映生产经营活动的记账基础,使记账有一个完整的计算和反映体系,在记录上有着相互联系的关系,从而对企业经济活动能够起到全面控制的作用。
    二、业务要点
    1.复式记账法的特点
    复式记账法是一种科学的记账方法,现已被企业会计普遍采用。与单式记账法相比较,其主要特点有以下两点。
    (1)对每项经济业务,都以相等的金额在两个或两个以上的、相互联系的账户中进行记录(即作双重记录),这也是其称为“复式”的由来。
    (2)各账户之间客观上存在对应关系,对账户记录的结果可以进行试算平衡。
    【例】某企业以现金500元购入生产材料。在复式记账法下,应在“现金”账户中登记减少500元,同时在“原材料”账户中登记增加500元。这就说明“现金”减少500元,同时“原材料”增加500元,“现金”减少的原因是由于购买了“原材料”。这样的记录才能全面、系统地反映出经济业务的发生过程及结果,满足会计信息使用者的需要。
    复式记账法较好地体现了资金运动的内存规律,能够全面、系统地反映资金增减变动的来龙去脉及经营成果,并有助于检查账户处理和保证账簿记录结果的正确性。在我国,复式记账曾有借贷记账法、增减记账法、收付记账法三种,但现存规定使用的只有借贷记账法。
    2.复式记账法的原理
    下面举例说明复式记账的基本原理。
    【例】某企业以现金12 000元存入银行  这项经济业务的发生,一方面使企业的库存现金减少了12 000元,另一方面使企业的银行存款增加了12 000元,根据复式记账法,这项经济业务应以相等的金额分别在“库存现金”和“银行存款”两个账户上相互联系地进行登记,即一方面在“库存现金”账户上登记减少12 000元,另一方面在“银行存款”账户上登记增加12 000元。
    复式记账的经济内容是会计要素,它们是相互联系、相互依存的,但又各自具有独立的含义,并以不同的具体形式存在着。企业发生的经济业务,都会引起具体形式的价值数量发生变化,据其对相应的账户进行登记。就会使复式记账组成一个完整、系统的记账组织体系。有了这样一个记账组织体系,不仅能够反映出资产、负债和所有者权益的增减变化和结存情况,而且还能明确收入、费用和利润的数额及其形成原因,这是复式记账能够全面地核算和监督企业经济活动的根本原因。
    复式记账通过价值形式的计算和记录,为经济管理提供核算指标。复式记账有一定的记账技术方法,它是以记账内容之问所表现出的数量上的平稳关系,作为记账技术方法的基础。会计恒等式是各会计要素之间的关系表达式,它不仅是价值数量关系上的表现,而且也有经济性质上的说明。根据会计恒等式的等量关系,必然要求经济事务发生相互联系和等量的变化,为此,必须通过两个或两个以上的账户相互联系地进行双重记录,才能得到全面的反映。
    三、应用实务
    1.借贷记账法的账户结构
    借贷记账法是以“借”、“贷”作为记账符号的一种复式记账法,其基本要素包括记账符号、账户结构、记账规则和试算平衡方法。
    (1)记账符号
    以“借”、“贷”作为记账符号。
    (2)账户结构
    将所有账户的左方定为“借”方,右方定为“贷”方,并用一方登记增加数,一方登记减少数。其中,资产类、成本类和损益支出类账户用借方登记增加数,贷方登记减少数,期末余额一般在借方;负债类、所有者权益类和损益收入类账户用贷方登记增加数,借方登记减少数,期末余额一般在贷方,具体如表3-6所示。

表3-6 借贷记账法的账户结构

借方贷方余额
资产增加资产减少在借方
负债减少负债增加在贷方
所有者权益减少所有者权益增加在贷方
成本增加成本结转在借方或无余额
收入结转收入增加无余额
费用增加费用结转无余额

    ①资产类账户结构

    借方登记资产的增加额,贷方登记资产的减少额,期末余额一般为借方余额,表示期末资产实有数额。每一会计期间内,借方记录的金额合计称为借方本期发生额,贷方记录的金额合计称为贷方本期发生额。资产类账户的期末余额可根据以下公式计算:

借方期末余额=借方起初余额+借方本期发生额-贷方本期发生额

    资产类账户的“T”型账户结构如表3-7所示。

表3-7 资产类账户结构

    ②成本费用类账户结构

    借方登记成本费用的增加额,贷方登记成本费用的减少额或结转额,期末一般无余额;如有余额在借方,表示在产品成本。成本费用类账户的“T”型账户结构如表3-8所示。

表3-8 成本费用类账户结构

    ③负债和所有者权益类账户结构

    根据会计恒等式“资产=负债+所有者权益”,负债和所有者权益类账户结构与资产类账户结构正好相反,账户贷方登记负债和所有者权益的增加额,借方登记负债和所有者权益的减少额。由于负债和所有者权益的增加额与期初余额之和,通常都会大于或等于其本期减少额,所以这类账户期末如有余额,必定在贷方。其计算公式如下:

负债和所有者权益类账户期末贷方余额=贷方期初余额+贷方本期发生额-借方本期发生额

    负债和所有者权益类账户的“T”型账户结构如表3-9所示。

表3-9 负债和所有者权益类账户结构

    ④利润类账户结构

    由于企业的利润(或亏损)在未分配以前归企业所有者所有(或承担),所以,利润类账户的结构与所有者权益类账户的结构基本相同,账户贷方登记利润的增加额,借方登记利润的减少额,期末余额一般在贷方,也可能在借方。利润类账户的“T”型账户结构如表3-10所示。

表3-10 利润类账户结构

    通常,将期末有余额的账户称为实账户,实账户的期末代表着资产、负债和所有者权益;将期末无余额的账户称为虚账户,虚账户的本期发生额反映企业的损益情况。

    2.借贷记账法的记账规则

    借贷记账法建立在复式记账原理的基础上,具体记账规则可概括为“有借必有贷,借贷必相等”。资产、费用的增加,负债、所有者权益、收入的减少用符号“借”来表示;资产、费用的减少,负债、所有者权益、收入的增加用符号“贷”来表示。

    3.试算平衡

    试算平衡是根据会计恒等式和借贷记账法的记账规则,通过汇总计算和比较来检查账户记录正确性、完整性的一种方法。

    (1)发生额平衡

    经济业务发生后,在按照借贷记账法的记账规则记账时,借贷双方的金额必然是相等的。当一定会计期间的全部经济业务都记入相关账户后,所有账户的借方发生额和贷方发生额的合计数也必然相等。

全部账户借方发生额合计=全部账户贷方发生额合计

    运用发生额试算平衡公式,可以检查每一项经济业务的记录是否正确,也可以检查一定会计期间内所有经济业务的记录是否正确。

    (2)余额平衡

    以“资产=负债+所有者权益”的等式作为理论依据时,资产类账户表现为借方余额,全部账户的借方余额合计数应该与资产总额相等;负债及所有者权益账户表现为贷方余额,全部账户的贷方余额合计数应该与负债及所有者权益账户的总额相等。当“资产=负债+所有者权益”时,也就产生了余额试算平衡的公式:

全部账户借方余额合计=全部账户贷方余额合计

    利用余额试算平衡公式,可以检查每一账户记录的是否正确,也可以检查一定会计期间内所有账户的记录是否正确。在每一会计期间结束时,在已经结出各个账户本期发生额和期末余额的基础上,通常会通过编制试算平衡表完成试算平衡工作。试算平衡表有两种:一种是将本期发生额和期末余额分别编表进行试算平衡,另一种是将本期发生额和期末余额合并在一张表上进行试算平衡。

    通过试算平衡来检查账簿记录是否平衡并不完全可靠。如果等式两边不等,说明账簿记录肯定 有错误;如果等式两边相等,也不能说明账簿记录绝对正确。这是因为,有些错误并不影响等式两边的平衡,如重记、漏记、会计科目错误、记账方向相反等。

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