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【收藏】excel表格的基本操作技巧集合

2016-11-04 16:29:56   来源: 会计网

导读:【收藏】excel表格的基本操作技巧集合。下面小编整理excel表格的一些基本操作技巧,希望能帮助大家。

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excel表格的基本操作技巧

  excel表格是财务人员最经常使用的办公软件,使用excel表格来分析处理数据,对日常财务工作有很大帮助,能大大减轻财务人员的工作量。下面小编整理excel表格的一些基本操作技巧,希望能帮助大家。

  Excel表格设置技巧

  1.定制菜单命令

  你可以根据自己的要求来定制选项菜单。首先单击“工具→自定义”命令,打开其中的 “命令”选项卡(),在左侧的“类别”窗口中选择欲增删的菜单类别。如果是增加菜单命令,你只需在右侧的“命令”格内进行选择,将其拖至对应的菜单项,菜单自动打开并出现一黑线后,将其插入黑线指示的位置,在空白处单击鼠标左键即可。如果是删除菜单命令,只须打开菜单选中需要删除的命令,按下鼠标左键将它拖至图中的“命令”格中即可。也可在该示意图打开的情况下,打开菜单单击右键,选中“删除”命令即可。

  2.设置菜单分隔线

  Excel工具栏按钮之间有分隔线,如果你喜欢,也可以在菜单中的命令之间添加分隔线。方法是:按住Alt键后拖动菜单。如果拖动方向为增大菜单间距,则自动在中间添加分隔线;如果拖动方向为减小菜单间距,则自动去掉中间的分隔线。

  3.备份自定义工具栏

  在C:WindowsApplicationDataMicrosoftExcel文件夹中有个Excel10.xlb文件,这个文件保存了你的自定义工具栏和其他屏幕位置上每一个可见的工具栏信息。所以,建议你将工具栏设置好后,为Excell0.xlb文件作拷贝,起个不同的名字,以备随时载入,恢复你的工具栏。

  4.共享自定义工具栏

  如果你建立了一个自定义工具栏并希望和其他人一起分享的话,你可以将它“附加”到一个工作簿中。单击“工具→自定义→工具栏”,选择你的自定义工具栏,单击“附加”按钮(),出现“附加工具栏”对话框,单击“复制”按钮,即可将工具栏添加到一个工作簿中。

  5.使用单文档界面快速切换工作簿

  Excel2002采用了单文档界面,每打开一个工作簿,都会在任务栏中显示出来。因此,你可以通过单击任务栏上的名称来快速切换工作簿,而不必在“窗口”菜单中选择打开的工作簿名称。如果你的Excel2002没有此项功能,可按以下方法设置:单击“工具→选项”命令,单击“视图”选项卡,选中“任务栏中的窗口”复选框(),单击“确定”按钮即可。

  6.自定义工具栏按钮

  单击“工具→自定义”命令,打开“自定义”对话框使Excel处于自定义模式,这时你可以用鼠标右键单击工具栏上的按钮图标,弹出快捷菜单,利用这个快捷莱单,我们可以完成好多自定义工作。1.使用“命名”改变工具按钮的名称;2.使用“复制按钮图像”可以将按钮的图标复制到剪贴板中,然后插入到文本或表格中、或者粘贴到另一个按钮上;3.使用“编辑按钮图像”来调用按钮编。

  Excel表格函数和公式编辑技巧

  1.巧用IF函数清除Excel工作表中的0

  有时引用的单元格区域内没有数据,Excel仍然会计算出一个结果“0”,这样使得报表非常不美观,看起来也很别扭。怎样才能去掉这些无意义的“0”呢?利用IF函数可以有效地解决这个问题。IF函数是使用比较广泛的一个函数,它可以对数值的公式进行条件检测,对真假值进行判断,根据逻辑测试的真假返回不同的结果。它的表达式为:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),logical_test表示计算结果为TRUE或 FALSE的任意值或表达式。例如A1>=100就是一个逻辑表达式,如果A1单元格中的值大于等于100时,表达式结果即为TRUE,否则结果为 FALSE;value_if_true表示当logical_test为真时返回的值,也可是公式;value_if_false表示当 logical_test为假时返回的值或其他公式。所以形如公式“=IF(SUM(B1:C1),SUM(B1:C1),“”)”所表示的含义为:如果单元格B1到C1内有数值,且求和为真时,区域B1到C1中的数值将被进行求和运算。反之,单元格B1到C1内没有任何数值,求和为假,那么存放计算结果的单元格显示为一个空白单元格。

  2.批量求和

  对数字求和是经常遇到的操作,除传统的输入求和公式并复制外,对于连续区域求和可以采取如下方法:假定求和的连续区域为m×n的矩阵型,并且此区域的右边一列和下面一行为空白,用鼠标将此区域选中并包含其右边一列或下面一行,也可以两者同时选中,单击“常用”工具条上的“Σ”图标,则在选中区域的右边一列或下面一行自动生成求和公式,并且系统能自动识别选中区域中的非数值型单元格,求和公式不会产生错误。

  3.对相邻单元格的数据求和

  如果要将单元格B2至B5的数据之和填入单元格B6中,操作如下:先选定单元格B6,输入“=”,再双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着用鼠标单击单元格B2并一直拖曳至B5,选中整个B2~B5区域,这时在编辑栏和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”,单击编辑栏中的“√”(或按 Enter键)确认,公式即建立完毕。此时如果在B2到B5的单元格中任意输入数据,它们的和立刻就会显示在单元格B6中。同样的,如果要将单元格B2至 D2的数据之和填入单元格E2中,也是采用类似的操作,但横向操作时要注意:对建立公式的单元格(该例中的E2)一定要在“单元格格式”对话框中的“水平对齐”中选择“常规”方式,这样在单元格内显示的公式不会影响到旁边的单元格。如果还要将C2至C5、D2至D5、E2至E5的数据之和分别填入C6、 D6和E6中,则可以采取简捷的方法将公式复制到C6、D6和E6中:先选取已建立了公式的单元格B6,单击常用工具栏中的“复制”图标,再选中C6到 E6这一区域,单击“粘贴”图标即可将B6中已建立的公式相对复制到C6、D6和E6中。

  4.对不相邻单元格的数据求和

  假如要将单元格B2、C5和D4中的数据之和填入E6中,操作如下:先选定单元格E6,输入“=”,双击常用工具栏中的求和符号“∑”;接着单击单元格 B2,键入“,”,单击C5,键入“,”,单击D4,这时在编辑栏和E6中可以看到公式“=sum(B2,C5,D4)”,确认后公式即建立完毕。

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