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如何使用excel制作会动的利润表?

2017-10-12 13:43:00   来源: 会计网

导读:利润表对于每个会计来说是一点都不陌生,但你会用excel制作一个动起来的利润表吗?本文教你一个通过控件的方式随时调取各个月份的利润表的制作方法。

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  你有没有试过,将每月的报表数据都整理在一张原始表格里,然后通过控件的方式随时调取各个月份的利润表,就比如这样。是不是觉得很神奇。

利润表

  如果你不会,那么你应该来学习一下他是如何制作的,他可不是花招哟,它涉及的知识点在财务日常工作中是绝对用得上的。

  1、插入控件

  上图中的那个鼠标点击小按钮就是控件。

  这个控件与月份的单元格是联动的,我们可以通过点击控件来改变月份,它是制作动态利润表的关键。下面我们一起来看一看这个控件是怎么做吧?

  首先我们插入控件,它在开发工具选项卡中的插入功能中,点击下拉菜单第二行第三个按钮即可。

利润表

  有的同学可能没有找到开发工具栏,一般默认情况下是没有开发工具这个选项卡的,需要在选项的自定义功能区中勾选开发工具,才会出现该选项卡。

  然后我们设置控件的格式,右键该控件,点击设置控件格式。

利润表

  上图中涉及到多个格式的设置,让我们一一来看下。

  最小值和最大值可以为控件调节的数值大小,我们设置最小值为1,最大值为12,即1-12月。

  步长为点击一下控件,数值变动多少步长。我们设置成1,即表示点击一下数值增加或者减少1。

  单元格链接表示该控件调节哪个单元格,我们输入需要控制的单元格(A1)即可。

  那么我们的控件就设置好了。

  2、设置单元格格式

  因为我们是要调取月份,而不是调取数字。其实我们设置下单元格格式,用障眼法就可以做到。

  我们打开单元格格式,然后在自定义中输入:2017"年"0"月",就可以实现这个效果,肉眼看上去是月份,实则是数字。

利润表

  3、设置公式引用本月数据,求和累计数

  我们使用INDEX函数,根据月份的变动引用对应月份数据。

  使用OFFSET函数,计算本年累计数,即1-N月求和。Offset负责调取1-N月的数组,Sum负责对数组求和,公式如下:

利润表

  控件、单元格格式和对应函数的原理如果都明白了,那么就可以来做一个简单的模型了。

  4、准备原始数据和利润表设置公式

  我们准备利润表原始数据,然后每月持续更新,如下图。

利润表

  其实上图中整理的原始数据,很适合用于数据的对比分析,一般的财务软件并不能实现这个功能(即每个月各个项目的数据排一起)。

  我们再做一个简单的利润表模型,然后分别录入公式,公式录入一次即可。下表中展示了各个单元格录入的公式,公式原理同步骤3。

利润表

  公式设置完毕之后,即可通过控件来调节数值,数值的变动,导致公式引用的月份数据发生变通,同时求和区域也发生变动,最后实现本月数和累计数伴随月份的变动而变动的一个效果。

  其实资产负债表现金流量表以及一些管理报表模块也是可以参考上表中的方法,进行模型制作,实现动态的效果。

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