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无发票费用的报销方法

2017-10-12 14:43:00   来源: 会计网

导读:没有发票的费用如何报销,这可能是大多数会计人都碰到过的问题。本文通过实际工作中的一些经验技巧给大家讲讲该如何进行无发票报销。

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  财务部最容易与业务起冲突的窗口有两个:一是费用报销窗口,另一是开发票的窗口。费用报销时发生冲突很大程度上是因为发票的问题,一是发票不合规,另一是没有发票。开票窗口发生冲突的主要原因是不符合开票条件。财务或许有理,但这两个窗口都直接面向业务,关乎财务的形象,要时刻提醒自己戒急用忍。

  一、情理法的冲突

  没有发票如何报销,这可能是大多数会计人都碰到过的问题。企业的《费用报销制度》一般都有规定“必须凭发票报销费用”,这一规定并非财务部门严苛,主要是为了迎合税务的要求“以票控税”。没有发票,对应的费用税务是不会允许在所得税前扣除的。不可否认,现实中确实存在费用发生了但拿不到发票的情形。如何解决呢?如果一味强调凭票报销,难免陷入胶柱鼓瑟。凭票报销如果影响到了业务的正常开展,财务该如何应对?

  举个例子,公司到偏远山区做项目,吃住在大山里面。没有宾馆、饭店,只能吃住在当地的老乡家,持续两三个月。老乡都很淳朴,只收伙食费,不要住宿费。工程结束了,为表示感谢,封伍仟元红包送给老乡。这样的费用,难道不合理吗,可是没有发票,以后到单位怎么报销?

  站在正常逻辑思考这个问题,条件所限不能取得发票是“情”,费用是因公发生是“理”,没有发票不能税前扣除是“法”,情理法出现了矛盾。站在企业的角度,真实发生了费用为什么不能在所得税前扣除呢?面对这样的困境,会计人有两点是一定要把握的:

  1、会计人员首先应该遵从的是“法”,就是按照税法的要求来办。这一点不以我们的个人意志为转移的,也不能以个别企业的具体情况为转移。

  2、会计人员也要站在企业的角度,维护企业的利益,据理力争。

  二、切勿替票报销

  很多企业碰到这种情形会采用替票报销,即用A发票来报销B费用。先声明,这种方式是不合规、不合法的。会计人员不能提议如此操作,也不应纵容这种操作。费用报销应尽可能做到“四统一”,即分录、会计摘要、审批单、发票记录一致。这么做一方面可让会计做账更规范,另一方面可规避税务风险。会计人员要坚持一点:只认发票,不听解释。

  没有发票怎么办?譬如,业务人员借支备用金后迟迟不拿发票来报销。财务定期清理往来款,一问,业务说办活动支出了,没有发票。还有,给客户佣金、回扣、好处费了。碰到这种情况怎么办?如果财务强调凭票报销,否则从工资扣款,很容易激化矛盾。这显然不是有效的沟通。怎么解决呢?提醒财会人员注意几点:

  1、不要被业务人员的气势所压倒。首先说明一点,业务说的听起来似有道理,实际并不占理。公司碰到的问题,别的公司同样也会碰到,只要别的公司能规范操作,我们也可以。

  2、怎么规范呢?光有财务推动是不够的,因为财务没有足够的权威。真准备规范,必须把相应的风险告诉总经理,让总经理施压。

  很多业务人员有个错误观点:费用发生了没有发票,财务人员应该想办法。财务人员是没有办法可想的。谁支出费用就应该由谁提供发票,这是个起码的道理。财务人员应该规范记账,对费用报销履行监督职能,千万不可越殂代疱找发票平账。

  三、没有发票也可报销

  对于长期挂账的其他应收款怎么平账,建议如下:

  1、由责任人提供发票来报销,如果提供不了发票,公司又对这个费用是认可的,可以对费用暂估入账,但要提供相应说明作为证据。暂估入账的费用在纳税申报时要做相应调整,不能在所得税前扣除。

  2、如果无法证明费用真实发生了,其他应收款又确定收不回来,可以计提坏账准备。当然坏账准备同样不能在所得税前扣除。

  普及两个概念:①没有发票能不能报销;②费用能不能在所得税前扣除。这俩个概念是不一样的。费用发生了且能提供证明真实发生的,有没有发票没关系,会计都应将之作为费用正常报销处理。税务要求更严格,不仅要求费用必须真实发生,还需要提供发票做佐证。

  通过上述分析,对没有发票的费用报销问题可以给出结论了。

  如果费用真实发生了,且公司能提供证明的,可以报销但不得在所得税前扣除。比如前例去乡下出差住宿在老乡家里,我们有出差申请单、审批单、当地的汽车票,还有老乡收条,就足以证明住宿费是真实的。

  有人可能会说费用不能税前扣除报销何益?还有一种情况,如果不能证明费用真实发生了,税务一方面不会认可这笔费用,还可能判定为公司变相发放奖金福利,会要求征收个税。

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