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公司的会计档案马上要移交了,我还不会怎么办?

发布时间:2021-03-04 14:40 责编:小会
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  前段时间,有个人问小助理:“有了电子发票,是不是以后就不用会计档案?”对此,会计网今天就来给大家辩辩,看看会计档案究竟重不重要?工作中该怎么处理?

公司的会计档案马上要移交了,我还不会怎么办?

  一、会计档案是什么?

  会计档案是指企业产生的能记录或反映经济业务事项具有保存价值的各种会计资料,一般包括以下四类:①会计凭证;②会计账簿;③财务会计报告;④其他会计资料。

  需要特别指出的是会计档案是在会计活动中形成的,在编制时要与文书档案(命令、指示、布告等)进行明确的区分。

  回到文首的问题:“会计档案会消失吗?”

  不会!因为它是一个企业的经营状况最直接的反映,并记录了各项经营活动产生的数据。随着电子凭证的发展,会计档案会逐渐实现电子化,但不会消失。

  二、会计档案的整理

  既然会计档案真实全面、反映业务,我们就需要将庞杂的资料按照一定的逻辑整理出来,这一过程的概括起来可以分为五步:

  ①分类:将收集到的会计资料按照凭证,账簿,财务会计报告、其他四类分好。

  ②分年:再在四大类中,将各项资料依照时间顺序按年度进行区分。

  ③编号:在完成年度区分后,按照一定的顺序将资料排列,从“1”开始进行编号。

  小贴士:如果企业仅有一个账户,可以按照时间顺序排列。如果企业有多个账户的,可以先将不同的账户进行编号,之后再在各个账户中按照时间顺序,进行流水编号。

  ④编目:为了方便日后的检索,需要在最低一级的分类下,给每册会计档案编制目录。我们也叫它“案卷名册”,可以在大叔说会计回复【档案】查看目录项目和编制方法。

  此外该目录应该一式四份,一份由企业的会计部门保管,剩余三份应在会计档案移时一并交给档案管理部门。

  ⑤入库:将编制好的会计档案四大类从上到下排列,在每层上按时间顺序从左到右排列好,至此便完成了会计档案的整理过程。

  三、会计档案的移交

  会计档案并不是一直由公司的会计管理部门保管。在会计年年度终了后,当年的会计档案可以由企业的会计管理部门保管一年,一年之后再移交给档案管理部门保管。在临时保管期间,出纳人员不能兼管会计档案。

  一年后会计管理部门在进行会计档案移交时,需要编制会计档案移交清册,将该清册与会计档案一并移交给档案管理部门。纸质会计档案应保持原来的封装;电子会计档案移交时应将电子会计档案和源数据一起移交。

  档案管理部门在交接时,应该按照会计档案移交清册仔细核对交接,并检查会计档案的质量。双方确认后,才能在会计档案移交清册上签字盖章。该清册应一式两份,由会计管理部门和档案管理部门各自保存。

  倘若因为工作原因不能及时进行会计档案移交的,会计管理部门要先征得档案管理部门的同意,待其同意后可以继续保管会计档案,最长时限不得超过三年。

  本文为大叔说会计原创首发,作者:Fiona。如需引用或转载,请留言授权,并务必在文首注明以上信息。违者将被依法追究法律责任!@大叔说会计 保留所有权利。

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